Apa Kabar Harus: ｢無駄な会議｣を｢有意義な会議｣に変える方法

明確な方向性がまったくない会議。そんなもののために、チームの貴重な労働時間が削られてしまう。

よくある光景ですが、コロナ禍のいまではこうした会議がとりわけ煩わしく感じられます。

リモートワークが原因でチームメンバーの間にいつもより距離がありますし、ウェブ会議はいろいろと難点も多く、目的のない会議のフラストレーションに拍車がかかる一方だからです。

けれども、そんな会議をうまく進行させる方法はあります。

予定時間を過ぎてしまったり、会議の目的はそもそも何だったのかと、出席者を困惑させたりすることもありません。

会議の効果が失われてしまう理由

会議を適切に行なえば、全員が同じ部屋（または同じスクリーン）に集まることによって、そこにコラボレーションが生まれます。

ところが実際には、会議がその目的を果たすことはめったにありません。これには理由があります。

中でも大きいのは、会議の回数が単純に多すぎることです。

会議の頻度に不満を訴える人は多いですが、それもそのはず。Harvard Business Reviewが2017年に指摘しているように、会議の頻度は過去50年で大きく跳ね上がっているのです。

こうした不満を裏づける調査結果があります。会議の時間と頻度は、過去50年間で増加していることが明らかになっているのです。

現代の企業幹部が会議に費やす時間は週に平均23時間近く。1960年代には10時間以下だったので、それに比べて大幅に増加しています。

会議過多のストレスを減らす方法の1つとして、まずは回数を減らすことを考えてみましょう。日々行なわれている会議の数は途方もないものです。

2015年の計算では、アメリカで1日に行われるミーティングの数は、推定5500万回を超えています。

あるいは、対策として1時間の会議を、毎日の、あるいは隔日のスタンドアップミーティングに切り替えることを考えてみましょう。

全員がデスクのまわりに立って会議を行なう方法は、自分のせいでみんなを立ちっぱなしにさせたくないので、いま最も重要な課題を手短かに話すようになることを意味します。

もちろん、スタンドアップミーティングを行なうには、全員が対面で同じ場所にいなければならないという条件がつきますが、（うまくいけば）年内にオフィスに戻ったときには実行可能な選択肢になります。

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｢こんまり®メソッド｣で時間を作る。仕事のマルチタスクを片づける方法

会議を開くときは目標を明確に

あなたがチームリーダーである場合、会議の時間を短くする一番簡単な方法は、アジェンダ（議題）を設定することです。

はっきりとした道筋を定めておけば、議論が脱線する確率は下がります。必要があれば、会議の時間進行を大まかに決めて、そのスケジュールに従いましょう。

言うまでもないことですが、会議での最悪なケースは、とりとめのない話し合いによって全員の貴重な時間を奪うことです。リストアップした議題に沿って話を進め、時間をきっちりと守りましょう。

アジェンダや全体目標を設定するには、箇条書きのリストを作成したり、出席依頼メールで会議の目標を説明したりする方法がありますが、それ以外にもいろいろなやり方があります。

オンラインでは率先して主導する

最近のオンライン・ミーティングでよく見かけるシーンは、こんな感じではないでしょうか。

参加者たちの顔が画面上に並んでいるけれども、誰もが時々まばたきをするだけで、マイクをミュートにしたままぼんやり画面を眺め、誰かがしゃべり出すのを待っている。

あなたがチームリーダーであれば、率先して、場の主導権を握ることを宣言しましょう。つまり、アジェンダに目を通して、それに従って話し合いを進めていくのです。

適切な会議の目的設定を

言うまでもなく、アジェンダとは、会議で取り上げたい具体的な項目のあらましです。

チームメンバーに1時間も仕事を中断させるのですから、会議によって物事が円滑になり生産性が高まる必要があります。

あなたが会議を仕切るなら、そこで何を達成したいかが、大まかに定まっていなくてはなりません。

特定の分析結果を取り上げ、データから何かを学びとることでしょうか？それとも、チームの士気を高めることでしょうか？

組織やチームによって具体的なニーズは異なりますが、アプローチの大まかな方向性としては、マネージメント・コンサルタントAmy Drader氏の考えを参考にするといいでしょう。

Drader氏は、自身が率いるコンサルティング会社Growth Partners Consultingのサイトに寄稿した記事のなかで、明確な目的を定める必要性について次のように述べています。

適切な会議の目的とは、行動を促すものです。つまり、意思決定や問題解決につながる行動のことです。

たとえば、｢この会議の目的は、〇〇の問題について話し合い、来週テストできる3つの解決策を特定することです｣といった具合です。

会議出席依頼の冒頭で、その会議の目的をはっきりと提示しましょう。そうすることで出席者全員が、その会議に何を求められているかを把握できます。

チームによって目標は異なっても、その目標を達成するために従うべきロードマップに大きな違いはありません。